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Zeitmanagement: Besser planen in 5 Schritten

12. September 2016

Zeitmanagement: Besser planen in 5 Schritten

Wenn Sie beruflich selbstständig sind, ist Ihnen der Zeitdruck sicherlich wohlvertraut: Verhandlungen mit Kunden, Bearbeiten der Aufträge, Buchhaltung und Steuern, Einkauf von Arbeitsmaterial – all das und noch einiges mehr soll erledigt werden. Angesichts der Vielfalt an anfallenden Arbeiten benötigen Selbstständige eine durchdachtes Zeitmanagement, damit im Arbeitsalltag nicht im Chaos endet. Fünf einfache Schritte helfen Ihnen dabei, Ihre Zeit besser zu planen.

Schritt 1: Arbeitstage strukturieren

Ein erster Schritt zur besseren Zeitplanung kann darin bestehen, dem Arbeitstag – soweit es möglich ist – eine feste Struktur zu geben. Wer morgens immer um die gleiche Zeit beginnt und Routineaufgaben wie das Beantworten von Mails oder die Abwicklung der Bankgeschäfte ebenfalls zu festen Zeitpunkten erledigt, hat einen verlässlichen Rhythmus und kann dadurch effizienter arbeiten. Dabei gibt es natürlich Ausnahmen, wenn Sie etwa auf Geschäftsreisen sind oder ganztätige Meetings haben. Dennoch ist eine Grundstruktur für den normalen Arbeitstag oder die Arbeitswoche nie verkehrt.

Schritt 2: Zeitfresser eliminieren

Soziale Netzwerke bieten oft interessante Inhalte, können sich jedoch als regelrechte Zeitfresser erweisen. Fast jeder hat schon einmal die Erfahrung gemacht, dass man nur mal kurz im Internet etwas nachschauen wollte und sich dann stundenlang in den Tiefen des Datennetzes verweilt hat. Hier hilft es, feste Zeitfenster für Facebook & Co. einzurichten – am besten am späten Nachmittag oder abends, wenn Sie Ihr Tagespensum bereits erledigt haben.

Schritt 3: Aufgaben klassifizieren

Teilen Sie Ihre Aufgaben in vier Kategorien ein. Zuerst kommen die Arbeiten, die dringend und wichtig sind, denn diese lassen sich nicht aufschieben. Dann erledigen Sie das, was zwar dringend zu tun ist, aber nicht ganz so wichtig ist. In der dritten Kategorie folgen die Aufgaben, die zwar wichtig sind, aber nicht sofort angepackt werden müssen. Wichtig: Behalten Sie diese Kategorie im Auge und arbeiten Sie den Stapel nach und nach ab, wenn sich Zeitfenster öffnen. In die letzte Kategorie fällt alles, was weder dringend noch wichtig ist – und das kann ohne schlechtes Gewissen auf die lange Bank geschoben werden.

Schritt 4: Nacheinander statt nebeneinander

Manche versuchen Zeit zu sparen, indem sie möglichst vieles gleichzeitig abarbeiten. Doch dieser Weg führt in die Irre: Forscher haben herausgefunden, dass Multitasking ineffizient ist und oft viel Stress verursacht. Wer in aller Ruhe eine Aufgabe nach der anderen erledigt, hat am Ende des Tages meist ein höheres Pensum bewältigt als derjenige, der sich um alles gleichzeitig kümmern will.

Schritt 5: Reserven offenhalten

Das Leben ist voller Überraschungen, und das gilt auch bei der Arbeit. Daher ist es ratsam, die Arbeitswoche nicht bis auf die letzte Stunde zu verplanen, sondern ein Zeitfenster für ungeplante Aufgaben zu reservieren. Sollte die Überraschung ausbleiben, können Sie diese Zeit immer noch nutzen, um die weniger dringenden, aber wichtigen Aufgaben zu erledigen.

 

Im nächsten Artikel lesen Sie, welche Bestandteile eine Rechnung benötigt.

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