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Welche Bestandteile eine Rechnung benötigt

26. September 2016

Welche Bestandteile eine Rechnung benötigt

Wenn Sie beruflich selbstständig sind, müssen Sie Ihre Einnahmen auf nachvollziehbare Weise für das Finanzamt dokumentieren. Bei den formalen Anforderungen legt der Fiskus unterschiedliche Maßstäbe an: Je nachdem, ob der Kunde Privatperson oder Gewerbetreibender ist, um welche Rechnungshöhe es geht oder ob die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen wird, gelten unterschiedliche Angaben beim Ausstellen von Rechnungen.

Rechnungen an Gewerbetreibende

Die Rechnung ist innerhalb von sechs Monaten zu erstellen.

 

Umfassende Rechnung - Vorsteuerabzug nur mit detaillierten Angaben

Wenn Sie für Privatpersonen Dienstleistungen/Produkte anbieten, die in der Einkommensteuererklärung als Ausgaben angesetzt werden können oder Ihre Kunden die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt als Vorsteuer zum Abzug bringen wollen, wird in beiden Fällen die Rechnung nur anerkannt, wenn diese die folgenden Bestandteile enthält:

  1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  2. Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  3. Ausstellungsdatum der Rechnung
  4. Fortlaufende Rechnungsnummer
  5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  6. Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  7. Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
  8. Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
  9. Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
  10. Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

 

Vereinfachte Variante für Kleinbeträge

Ein vereinfachtes Verfahren dürfen Sie bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen anwenden. Voraussetzung ist, dass der Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer weniger als 150 Euro ausmacht. Hier genügen folgende Angaben:

  1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  2. Das Ausstellungsdatum der Rechnung
  3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der Leistung
  4. Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe (Bruttobetrag)
  5. Nennung des anzuwendenden Steuersatzes oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Kleinunternehmer und Freiberufler

Als Kleinunternehmer oder Freiberufler können Sie sich von der Umsatzsteuer befreien lassen bzw. brauchen sich damit nicht auseinandersetzen. Dadurch entfällt der Ausweis der Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen. Die weiteren Rechnungsangaben der umfassenden Rechnung sind trotzdem aufzunehmen.

Häufig werden Rechnungen mit folgendem Satz ergänzt: "Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)"

Dieser Hinweis ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, hilft aber eine Zahlungsverzögerung zu vermeiden, da der Rechnungsempfänger bei einer Rechnungseingangskontrolle den fehlenden Steuerausweis nicht beanstanden kann und zunächst die Zahlung mit Hinweis auf eine vermeintlich falsch erstellte Rechnung verweigert.

Rechnungen an Privatpersonen

Eine Rechnungserstellung für Privatpersonen ist aus steuerrechtlicher Sicht nicht vorgeschrieben. Eine Ausnahme gilt, wenn die erbrachten Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (z. B. Bauleistungen, Gartenarbeiten, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden, Fensterputzen) stehen. Dann sind Sie auch hier verpflichtet, an einen Privatkunden eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen.
Selbst wenn aus steuerrechtlicher Sicht eine Rechungsstellung bei Privatpersonen verzichtbar ist, sollte diese aus zivilrechtlichen Gründen immer erstellt werden.

 

Neben den dargestellten Standardfällen gibt es im Steuerrecht zahlreiche Sonderregelungen, die hier nicht umfassend dargestellt werden können und ggf. zu beachten sind. Aufgrund der Komplexität von steuerrechtlichen Fragen, ist für jeden Unternehmer und insbesondere für Existenzgründer die Beratung durch einen Steuerberater sinnvoll. Dieser Blog ersetzt keine Steuerberatung.

Im nächsten Artikel lesen Sie, was bei säumigen Zahlern zu tun ist.

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