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Mahnwesen: Was tun mit säumigen Zahlern?

10. Oktober 2016

Mahnwesen: Was tun mit säumigen Zahlern?

Säumige Zahler mahnen: Das ist eine Aufgabe, um die viele Selbstständige am liebsten einen großen Bogen machen würden. Auf der anderen Seite können Unternehmer überfällige offene Forderungen nicht einfach ignorieren – schließlich ist die Leistung erbracht, und damit besteht auch Anspruch auf Bezahlung. Daher sollten Unternehmer ebenso wie Solo-Selbstständige ihre offenen Forderungen im Blick behalten und ein effizientes Mahnwesen einrichten.

Zügig mahnen in drei Stufen

Wichtige Basis für die Mahnung ist der eindeutige Zeitpunkt, ab dem sich der Kunde mit seiner Zahlung im Verzug befindet. Daher sollte die Rechnung benennen, bis zu welchen Datum der Betrag zu zahlen ist. Ist bis dahin das Geld noch nicht auf Ihrem Konto gutgeschrieben, sollten Sie noch ein bis zwei Wochen warten, bis Sie die erste Mahnung verschicken. Diese sollte am besten als „Zahlungserinnerung“ betitelt und in einem höflichen Ton gehalten sein – schließlich kann es tatsächlich vorkommen, dass Ihre Rechnung beim Kunden verbummelt wurde. Setzen Sie eine Frist von einer Woche für die Begleichung des überfälligen Betrags.

Ist dann eine Woche nach Verstreichen dieser Frist das Geld immer noch nicht da, sollte die zweite Mahnung folgen, die den Kunden nachdrücklich zur Zahlung auffordert. Üblich ist es in Unternehmerkreisen, bei Nichtzahlung nach weiteren zwei bis drei Wochen eine letzte Mahnung zu schicken, in der dann die Einleitung juristischer Schritte angekündigt wird.

Formale Vorgaben zur Anzahl der Mahnungen und zu den Fristen zwischen den einzelnen Zahlungserinnerungen gibt es nicht. Denn: Der Gesetzgeber kennt nur die fristgerechte Zahlung und den Zahlungsverzug, der den Gläubiger sofort zum gerichtlichen Eintreiben der Forderung berechtigt. Damit verkörpern die einzelnen Mahnstufen eine auf gutem Willen beruhende Vorgehensweise, die sich im Geschäftsleben eingebürgert hat.

Vermeiden Sie lange Prüfintervalle

Tipp: Um bei Zahlungsverzug zeitnah reagieren zu können, sollten Sie mit dem Prüfen der Zahlungseingänge nicht warten, bis der Steuerberater oder das Buchhaltungsbüro nach dem Monatsende die Zahlungseingänge erfasst und verbucht hat. Sortieren Sie – entweder digital oder klassisch in Papierform – Ihre offenen Rechnungen in eine Zwischenablage ein und kontrollieren Sie ein Mal pro Woche, ob die dazugehörigen Zahlungen eingegangen sind.

 

Im nächsten Artikel lesen Sie, wie das Forderungsinkasso funktioniert.

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